Sertifitseerimisprotsess

Taotlemine

Sertifikaadi taotlemiseks peate täitma taotlusvormi. Taotluse saab täita ettevõtte esindaja, vajadusel BM Certification esindaja abiga. Täidetud taotluse põhjal koostab BM Certification sertifitseerimispakkumise.
Tavalisel juhul sõlmitakse sertifitseerimisleping kolmeks aastaks, mis hõlmab kogu sertifitseerimistsüklit.

Sertifitseerimisauditi 1. etapp

Sertifitseerimise 1. etapi audit viiakse läbi veendumaks, et kliendil on olemas kogu vajalik juhtimissüsteemis dokumenteeritud teave, ning samuti hinnatakse kliendi äriolusid ja tehakse kindlaks töötajate valmisolek sertifitseerimisauditi teiseks etapiks. Auditi käigus peaks audiitor kontrollima kliendi valmisolekut teise etapi sertifitseerimisauditiks. Kõik tuvastatud puudused tuleb kõrvaldada 2. etapi auditiks.
Sertifitseerimise 1. ja 2. etapi auditite vaheline ajavahemik ei tohi ületada 6 kuud. Kui see periood on pikem, tuleb 1. etapi auditit korrata.

Sertifitseerimisauditi 2. etapp

2. etapi auditi käigus hinnatakse süsteemi praktilist toimimist. Teise etapi audit on süsteemi täielik audit.
Kui teise etapi auditi käigus tuvastatakse suuremad mittevastavused, tuleb need sertifitseerimisotsuse tegemiseks parandada, samas kui väiksemate mittevastavuste kõrvaldamiseks tuleb kooskõlastada kavandatud tegevused.

Järelevalveaudit

Järelevalveaudit tuleb läbi viia hiljemalt 12 kuud pärast tunnistuse väljaandmise kuupäeva, eelistatult 9 kuud pärast tunnistuse väljaandmise kuupäeva. Järelevalveaudit ei pea olema süsteemi täielik audit.
Järgnevad järelevalve- ja taassertifitseerimise auditid tuleks eelistatult läbi viia 12 kuud pärast eelmist auditit.

Taassertifitseerimise audit

Taassertifitseerimise audit on süsteemi täielik audit. Taassertifitseerimise auditit teostatakse selleks, et kontrollida juhtimissüsteemi jätkuvat vastavust ja tõhusust ning ühtlasi selle jätkuvat vastavust ja rakendatavust sertifitseerimise valdkonnas.

Muud liiki auditid

Lahknevusanalüüs ehk GAP

Enne sertifitseerimisauditit on võimalik teha lahknevusanalüüs, et tuvastada lahknevused, mis võivad sertifitseerimist edasi lükata või takistada. Lahknevusanalüüsi saab tavaliselt teha ühe päeva jooksul.

Eriaudit

Eriauditit viiakse läbi juhul, kui:

• sertifitseerimisauditi 2. etapp ebaõnnestub;
• mittevastavustes ei lepita õigeaegselt kokku;
• kliendi ettevõtte filiaalid laienevad või tõmbuvad koomale;
• tegevusala laieneb;
• võetakse vastu kaebuseid.

Integreeritud audit

BM Certification saab läbi viia integreeritud auditi, ehk kontrollida ühe auditi käigus mitut juhtimissüsteemi standardit erinevates kombinatsioonides. Teatavaid standardeid on lihtsam integreerida kui teisi ning kliendid otsustavad enamasti integreerida juhtimissüsteeme ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001.

Sertifikaadi peatamine (suspension)

BM Certificationl on õigus peatada kliendi sertifikaati, kui:

• kliendi sertifitseeritud süsteem ei vasta jätkuvalt sertifitseerimisnõuetele;
• järelevalveauditit ei tehtud õigel ajal;
• sertifitseeritud klient ei kõrvalda olulisi mittevastavusi ettenähtud aja jooksul;
• sertifitseeritud klient teeb vabatahtlikult ettepaneku sertifitseerimine peatada;
• sertifitseeritud klient rikub lepingutingimusi, nt ei maksa auditiarvet.

Sertifikaadi peatamise juhul:

• klient peab sertifikaadi peatamise põhjuse kõrvaldamiseks antud aja jooksul võtma parandusmeetmeid;
• klient peab teavitama oma ettevõtte kliente sertifikaadi peatamisest;
• ei ole lubatud teha sertifikaadipõhiseid äritehinguid;
• tuleb lõpetada sertifikaadile viitavate reklaamimaterjalide, sealhulgas sertifikaadimärgiste kasutamine.

Sertifikaadi peatamine ei tohi kesta kauem kui 6 kuud. Seda perioodi võib põhjendatud juhtudel ületada. Pärast seda perioodi sertifikaat tühistatakse.

Sertifikaadi tagasivõtmine (withdrawal)

Sertifikaat võetakse tagasi, kui klient ei ole lahendanud sertifikaadi peatamise põhjuseid.
Sertifikaadi tagasivõtmise juhul:

• klient peab teavitama oma ettevõtte kliente sertifikaadi tagasivõtmisest;
• kliendil on keelatud teha sertifikaadipõhiseid äritehinguid;
• sertifikaadimärkide ja sertifikaadile viitavate reklaamimaterjali kasutamine tuleb viivitamata lõpetada.

Sertifikaadi tühistamine (cancellation)

Klient võib sertifikaadi igal ajal sertifitseerimistsükli jooksul tühistada. Sertifikaadi tühistamiseks peab klient saatma BM Certificationle päringu.

Mittevastavused

Mittevastavused jagunevad kahte liiki: Suuremad mittevastavused ja väiksemad mittevastavused
Vaatamata mittevastavuse olulisusele peab klient analüüsima mittevastavuse põhjust ning samuti tegema parandusi ja põhjused kõrvaldama.
Suuremad mittevastavused tuleb kõrvaldada 3 kuu jooksul.
Väiksemad mittevastavused tuleb kõrvaldada 12 kuu jooksul (audiitor võib määrata ka lühema tähtaja).